Een goede voorbereiding is het halve werk

Wat je allemaal al kunt doen aan eOverdracht voordat je er echt mee start

In het Maastricht UMC+ zijn ze al volop bezig met het digitaliseren en standaardiseren van hun verpleegkundige werkprocessen. Broodnodige voorbereidingen om op termijn elektronisch gegevens te kunnen uitwisselen.  Welke stappen hebben ze de afgelopen jaren gezet, waar staan ze nu en wat zijn de plannen voor de toekomst? Renaldo Secchi (CNIO) en Whitney Wolfs (Verpleegkundige en Unitleider) geven een kijkje in hun keuken. Renaldo: “We willen doorlopend professionaliseren en aansluiten bij landelijke ontwikkelingen. Een belangrijke wens die we daarbij hebben, is om de administratielast van zorgprofessionals te verlagen.”

Maastricht UMC+ ontwikkelt zich al geruime tijd op het vlak van digitalisering. Whitney Wolfs is verpleegkundige en Unitleider op de afdelingen Traumatologie en Gynaecologie en werkt al 11 jaar in het Maastricht UMC+. Kort nadat zij in dienst kwam, zette het ziekenhuis al een grote stap. Het elektronische patiëntendossier (EPD) werd toen uitgerold. “Dat was echt een verademing, want voortaan was ook het welbekende probleem van het lastig te lezen doktershandschrift verleden tijd, hun aantekeningen waren voortaan duidelijk.” Het hele ziekenhuis werkt sinds die tijd digitaal en op de intensive care en de EHBO-afdeling na, ook allemaal in hetzelfde systeem. Collega en CNIO Renaldo Secchi vult aan: “Het mooie is dat professionalisering direct ook kansen biedt voor de verlaging van de administratielast van zorgprofessionals. Denk aan het niet langer alleen voor de eigen afdeling vastleggen van gegevens, maar breder kijken naar het hele ziekenhuis. We begonnen daarvoor eerst met het vereenvoudigen en standaardiseren van onze werkprocessen.”

Intern de basis op orde

Met zoveel verschillende afdelingen en poli’s kent het Maastricht UMC+ veel verschillende werkprocessen. Ook voor hetzelfde type werkzaamheden. Ze bedachten dat dit slimmer moest kunnen. Renaldo: “Door ons verpleegkundig werkproces kritisch tegen het licht te houden en te standaardiseren, wilden we collega’s administratief ontlasten en het patiënten makkelijker maken. Concreet gingen we aan de slag met het proces van opname; de anamnese. Hiervoor gebruikt iedere afdeling haar eigen digitale formulier. Dit willen we uiteindelijk graag terugbrengen naar één standaard anamneseformulier. We zijn daarom gaan kijken welke informatie in de basis nodig is om het verpleegkundige proces te kunnen uitvoeren. Dit zijn gegevens die in elke anamnese voorkomen, zoals bijvoorbeeld naam, contactpersoon of allergieën. Deze ‘velden’ hebben we vertaald  naar zorginformatiebouwstenen (kortweg zib’s). Zo kan dit op termijn eenvoudig worden hergebruikt door andere afdelingen. Daarmee sorteren we voor op het streven naar enkelvoudig vastleggen en meervoudig gebruik van het programma Registratie aan de bron.”

Whitney nam vanuit de verpleegkundige kant deel aan de werkgroep binnen dit verbetertraject en zag al snel de voordelen. “Het hergebruiken van informatie kost minder tijd, het scheelt veel papierwerk en het zorgt voor meer doorstroom in het ziekenhuis. Daarnaast hoeven patiënten niet steeds opnieuw hun verhaal te doen en ook minder lang te wachten. Dat is heel fijn. Neem bijvoorbeeld allergieën die bij iemands eerste bezoek worden vastgelegd. Als diegene dan een volgende keer op een andere afdeling komt, is dit al bekend en hoef je dit niet opnieuw te vragen. Winst dus voor patiënten en voor het ziekenhuis.”

Blijf steeds het waarom uitleggen

De meeste collega’s zijn positief over de veranderingen. “Doordat we sommige onderdelen van de anamnese hebben gestandaardiseerd, geven enkele verpleegkundigen aan dat ze bij een nieuwe patiënt veel extra informatie moet invoeren. We willen bij zo’n eerste bezoek namelijk al zoveel mogelijk basisinformatie vastleggen. Maar als je dan helemaal compleet bent, hoef je dit bij een volgende bezoek niet nogmaals allemaal te vragen. Dit is fijn voor patiënten en scheelt tijd. Het komt bovendien de veiligheid en goede zorg ten goede,” aldus Renaldo. “De veranderingen hebben een grote gedragscomponent. Het is daarom echt heel belangrijk om steeds te blijven vertellen waarom je het allemaal doet en wat de achterliggende gedachte is. Blijf ook steeds uitleggen wat het hen straks aan voordelen gaat opleveren. Wanneer patiënten bijvoorbeeld zelf zaken invullen, scheelt dat verpleegkundigen weer tijd. En betrek collega’s vanaf het begin goed.” Dat is tegelijk ook de valkuil die hij achteraf wel ziet van de afgelopen periode. “Door de drukte die de COVID-epidemie met zich meebracht, stond alles in het teken van COVID. Daardoor was het soms lastig om afdelingen goed te betrekken. Iedereen was al zo druk. Een volgende keer zou ik toch nóg meer naar de afdelingen toe gaan. Ook zou ik nóg meer oog willen hebben voor de implementatie van nieuwe processen.”

Op weg naar eOverdracht

Net als de meeste verpleegkundigen is Whitney nog niet bekend met de term eOverdracht. Dat komt doordat de standaard nog relatief nieuw is en stapsgewijs landelijk wordt ingevoerd. Toch ziet zij veel voordelen in een standaard manier van gegevens overdragen binnen en tussen zorgorganisaties. “Ook al werken we nu volledig digitaal, er gebeurt ook nog best veel op papier zoals de poli-afspraken en ontslagbrieven. Dit geldt ook voor de overdrachten naar zorgverleners buiten ons ziekenhuis en de overplaatsingen naar een ander ziekhuis. In het geval er beeld moet worden overgedragen dan gaat er een cd-rom met de patiënt mee. Met alle nadelen die daarbij horen zoals langere wachttijden bij ontslag van patiënten, onvolledige of onduidelijke informatie en een grotere kans op fouten. Daar is dus nog een wereld te winnen.” Inmiddels is het UMC+ dan ook aan de slag met weer een nieuwe stap in de professionalisering; het standaardiseren van de basisgegevens met behulp van zogenoemde zorginformatiebouwstenen, oftewel kortweg zib’s. Dat betekent dat zij zorginformatie zo vertalen dat deze systeemonafhankelijk wordt en dus eenvoudiger kan worden uitgewisseld met andere zorgverleners die vaak een heel ander systeem gebruiken. De mogelijkheid wordt onderzocht om de uitwisseling te gaan uitproberen met thuiszorgorganisatie Envida.

Niet over maar met verpleegkundigen

Op de vraag welk advies zij hebben voor zorgprofessionals die ook met het onderwerp aan de slag willen, antwoordt Whitney: “Je moet het echt samen met elkaar doen, dus ga veel naar de werkvloer toe en kijk daar eerst goed naar het werkproces. Betrek de collega’s die het moeten doen en leg altijd goed uit waarom je iets doet. Verpleegkundigen zijn echte doeners. Als zij weten waarom iets op een andere manier moet en welke voordelen dit oplevert dan zetten zij makkelijker die stap. En let op dat het systeem ondersteunend is aan het werk in plaats van andersom.” Renaldo vult aan: “Zorg ervoor dat verpleegkundigen zeggenschap hebben over hun beroepsinhoud en dat je dus niet over maar met verpleegkundigen praat over hun werk. Hun inbreng is cruciaal. Zij zijn de mensen die ermee moeten werken. En blijf realistisch in de doelen die je stelt. Soms is de werkdruk te hoog en moet je misschien even wachten op een gunstiger moment.” Tot slot geeft Renaldo nog een laatste tip voor iedereen die in een zorgorganisatie werkt; ga eens wat vaker bij je collega’s op andere afdelingen kijken wat daar gebeurt en hoe zij werken. Daarmee ontstaat over en weer meer begrip en een betere samenwerking.